Automatizacija poslovnih procesa zvuči kao nešto što rade velike tvrtke s odjelom za IT. U praksi je najčešće suprotno: najveći učinak ima tamo gdje jedna osoba svaki tjedan ručno prepisuje iste podatke iz jednog mjesta u drugo. Ovaj tekst razlaže koliko takav alat košta, kako se računa isplati li se, i kada je pošteniji odgovor da se ne isplati.
Koliko košta automatizacija poslovnih procesa — kratki odgovor
Raspon je 300 € do 10.000 €, i to nije izbjegavanje odgovora nego stvarna širina onoga što se pod tim pojmom radi. Skripta koja skida jedan ponavljajući posao je pri dnu. Sustav koji vodi cijeli dio poslovanja je pri vrhu. Većina projekata završi između 800 € i 3.000 €.
Cijena je fiksna i dogovorena prije početka. Razlaganje po pragovima stoji na stranici o cijeni automatizacije.
Cijena internih alata po razinama
Skripta koja skida jedan posao: 300 € – 800 €
Jedan jasno omeđen zadatak koji se ponavlja. Nema sučelja, nema baze — pokrene se, odradi, gotovo.
Primjeri iz prakse: čitanje podataka iz nacrta i ispisivanje gotovog dokumenta, slaganje izvještaja iz nekoliko Excel tablica, pretvaranje izvoza iz jednog sustava u format koji drugi sustav prima.
Generator elaborata za geodetski ured je u toj skupini: elaborat etažiranja koji se prije slagao ručno danas izlazi za desetak sekundi.
Interni alat s bazom i sučeljem: 800 € – 3.000 €
Kad podaci moraju negdje živjeti i kad ih više ljudi unosi i gleda. Ovdje dolaze admin paneli, evidencije, pregledi stanja u stvarnom vremenu, jednostavni CRM-ovi.
Što ulazi:
- Baza podataka i sučelje prilagođeno vašem načinu rada.
- Korisnički računi i razine pristupa.
- Unos, pretraga i izvoz podataka.
- Izvještaji koji se sami slažu.
- Povezivanje s postojećim sustavima gdje je moguće.
Sustav koji vodi dio poslovanja: 3.000 € – 10.000 €
Više povezanih modula, integracija s vanjskim sustavima, obrada koja mora biti pouzdana jer o njoj ovisi isporuka prema kupcu. Narudžbe, skladište, raspored ljudi, obračuni.
Start-List Generator za atletska natjecanja je primjer složenije logike u malom pakiranju: razvrstavanje natjecatelja po dobnim kategorijama, skupinama i stazama, uz pravilo da suklubaši ne trče jedan uz drugoga. Ono što je prije bilo tri dana posla traje tri minute.
Kako se računa isplati li se
Računica je jednostavnija nego što se čini. Trebaju vam tri broja:
- Koliko sati mjesečno taj posao troši.
- Koliko taj sat vrijedi — plaća osobe koja ga radi, ili prihod koji bi u tom vremenu nastao.
- Koliko alat košta.
Ako netko tri sata tjedno prepisuje narudžbe, to je dvanaest sati mjesečno. Uz 15 € po satu to je 180 € mjesečno, odnosno 2.160 € godišnje. Alat od 1.200 € vraća se za nešto više od pola godine, a nakon toga ušteda ostaje.
Drugi dio računice se teže mjeri, ali se osjeti: ručno prepisivanje griješi. Greška u narudžbi ili u obračunu košta više od sata koji je potrošen.
Kada se ne isplati
Poštena strana iste računice:
- Posao se radi rijetko. Nešto što se odradi dvaput godišnje ne treba alat.
- Postupak se još mijenja. Ako se način rada mijenja svaka dva mjeseca, alat se gradi u pijesku. Prvo ustaliti postupak.
- Postoji gotov alat koji pokriva 90 % i košta malo. Nema smisla graditi ono što se može kupiti za 10 € mjesečno.
Ako je vaš slučaj jedan od ova tri, reći ću vam to na prvom razgovoru.
Interni alat po mjeri ili gotov SaaS
Gotova rješenja su brža za krenuti i jeftinija prvih nekoliko mjeseci. Prelome se na dvije stvari: naplati po korisniku i onome što ne rade.
Pretplata od 12 € po korisniku mjesečno za osam ljudi je 1.152 € godišnje, svake godine, i raste kako tim raste. Alat po mjeri se plati jednom.
Druga stvar je nespretnija: gotov sustav ima svoj način rada i vi se prilagođavate njemu. Kad se vaš postupak razlikuje od onoga što je proizvod predvidio, rješenje je obično dodatna tablica sa strane — i vratili ste se na početak.
Detaljnija usporedba je u tekstu interni alati ili još jedna SaaS pretplata.
Vlasništvo nad kodom, bez pretplate
Kod koji napišem je vaš. Nema naplate po korisniku, nema mjesečne pretplate za sam alat, nema situacije u kojoj su vam podaci zaključani kod dobavljača. Ako sutra želite da ga održava netko drugi, dobije repozitorij i nastavi.
To nije sitnica: interni alat često postane mjesto gdje živi ono što tvrtka zna o svom poslu. Takvo nešto ne bi trebalo biti u tuđem vlasništvu.
Što poskupljuje projekt
- Integracija s postojećim sustavima koji nemaju pristojno sučelje za povezivanje.
- Podaci koji nisu uredni — prije nego se išta automatizira, mora se počistiti ono što postoji.
- Više uloga s različitim pravima, jer svaka nosi svoje provjere.
- Zahtjevi koji se otkriju usput. Zato prvi razgovor uvijek ide u detalje: jeftinije je pitati nego prepravljati.
Česta pitanja
Trebam li prijeći s Excela?
Ne nužno. Excel je dobar alat dok ga koristi jedna osoba i dok se ne lomi. Kad ista tablica prolazi kroz više ruku i kad njezino kvarenje zaustavi posao, vrijeme je za nešto drugo. O tome zasebno u tekstu kada Excel tablica postane teret.
Koliko traje izrada?
Jednostavna skripta tjedan do dva. Alat s bazom i sučeljem tri do šest tjedana. Veći sustavi dva do četiri mjeseca.
Što ako nam poslije treba izmjena?
Manje izmjene unutar razdoblja podrške ulaze u cijenu. Kasnije se radi po dogovoru — i pošto je kod vaš, niste vezani za mene.
Radi li alat i bez interneta?
Ovisi o slučaju. Neki alati su desktop aplikacije koje rade lokalno, drugi su web sučelja. Odlučuje se prema tome gdje se posao stvarno obavlja.
Kako do konkretne brojke
Recite mi koji posao se ponavlja i koliko vremena troši. Iz toga se dosta brzo vidi ima li smisla graditi i koliko bi koštalo.
Opišite svoj slučaj ili pogledajte što sam gradio.